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9种发送错误信息的电子邮件习惯

电子邮件。乍一看,这项发明是我们开展业务的绝妙方式。它使我们能够在进行其他工作时快速有效地使同事,客户和经理保持最新状态。

但是,并不是每封电子邮件都有用,并且有多种方法可以帮助您应对越来越多的电子邮件收件箱,这些收件箱要么您没有时间阅读,要么不想阅读,要么不理解。

现在,我们可以在移动设备上查看和回复电子邮件,几乎可以预见,至少,我们将阅读我们收到的每一封电子邮件并迅速对其进行回复。作为电子邮件的奴隶,我们需要调整使用方式,以克服“紧急”邮件的障碍。不幸的是,并非所有这些习惯都是有效的,并且由于电子邮件是数字媒体,因此有时邮件无法通过。

考虑到这一点,这里是人们经常使用的九种最烦人的电子邮件习惯。

9.紧急!现在读我!

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我们都希望人们在收到电子邮件后立即阅读,但并不是每个人都有时间或意愿这样做。当您在主题行中键入“紧急”,“自述”和“行动”之类的字词时,您希望着重强调电子邮件的重要性。据雅各布·摩根(Jacob Morgan)说, 协作组织:使用新兴的社交和协作工具解决内部业务挑战的战略指南,人们会认为您认为自己的电子邮件比他们的电子邮件更重要,或者您很少考虑他们的时间。

8.封顶!

在书面交流中,有多种强调观点的方法,使用ALL CAPS是其中一种。不幸的是,使用ALL CAPS会在屏幕上向您尖叫,通常被认为是有力,傲慢和粗鲁的。感叹号也是如此。如果您需要表达自己的观点,请使用粗体字而不是整个句子,并且一个感叹号就足够了。

7.回答错误的问题

通常,当我们收到小组电子邮件时,我们会回答别人提出的问题,对我们有所帮助。摩根先生说,这样做是“在不举手的情况下喊出答案的在线版本”。尽管您可能认为自己有所帮助,但其他人可能会觉得您正在破坏他们。

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6.让我保持循环。总是。说真的CC我吧!

当人们要求在每封电子邮件上都附有CCd时,他们就是在减轻风险,并希望避免出现任何可能会导致裂缝的问题。面对这一要求,许多员工感到自己不受经理或团队负责人的信任,对他们的能力失去信心。

5.编辑同事的电子邮件

除非询问,否则永远不要这样做。您可能有很高的意图,并且想要确保与管理部门的任何往来信件都干净,语法正确且写得很好,但是您在这里要做的唯一事情就是公开羞辱您的同事,现在他们和您的经理意识到这一点。

4.完善链条

这种情况一直在几乎每个办公室,任何地方发生。您正与一位同事进行电子邮件交流,突然间一位经理正在CCd中,希望该问题能尽快得到解决。根据摩根先生的说法,这种行为通常具有相反的效果,因为进行CCing的人会被视为偷偷摸摸,纵容自己,使自己看起来不好。

3.嘿,我刚刚打电话说,我给你发了电子邮件

我们已经做到了这一点,并且在某个时候处于接收端。没有什么比别人在给您发送电子邮件后立即接听电话更烦人的了。收到电子邮件后不久进行跟进,使您似乎对接收者是否还有其他更重要的事情不耐烦。

2.频繁挥动优先级标志

当您在电子邮件中频繁使用高优先级标志时,尤其是当电子邮件没有截止日期时,它会限制其被阅读的机会。正如Morgan先生所说,您要做的就是向您的同事发送“哭狼的男孩”的信息。如果没有截止日期,请不要像看起来那样。

1.回收旧的电子邮件链

您想让您的同事轻松找到您的电子邮件,以便您仅使用相同的电子邮件链。他们所要做的就是搜索您的名字吧?错误!摩根先生说,人们会认为你懒惰而混乱。他说:“每次讨论新问题时,都要以适当的主题行开始新的电子邮件链。”

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